Každý z nás má každý den k dispozici stejných 1440 minut. Jak je využít co nejefektivněji? Odhalte 15 tajemství moderního time managementu Kevina Kruse.
Obyčejní lidé myslí na to, jak čas stráví. Velcí lidé myslí na to, jak ho využijí.
neznámý autor
Často slýcháváme, že lidé nemají čas. Jen kdybych měl více času. Kdyby tak měl den alespoň čtyřicet hodin. Ale vyřešilo by více času jeho neustálý nedostatek? V moderním time managementu není tolik podstatné, kolik času k dispozici máme, jakožto jak efektivně jej využíváme.
Ponořme se do 15 tajemství produktivity, které vám pomohou využívat váš čas na maximum.
Ti, kteří nejhůř využívají svůj čas, si nejčastěji stěžují, že ho mají málo.
Jean de La Buyére
Tajemství 1 – Čas je naším nejcennějším a nejvzácnějším zdrojem
Čas je nutno vnímat jako náš omezený a zároveň nenahraditelný zdroj. Zatímco všechny ostatní prostředky lze v průběhu života ztratit a získat, čas lze pouze ztratit či využít.
Zacházejme tedy s časem obezřetně, věnujme svůj čas pouze lidem a okolnostem, které jsou pro nás v životě důležité. Rozhodujme se v jedné záležitosti pouze jednou a neplýtvejme svým časem v hodnotě stokoruny na rozhodnutí v hodnotě dvacetikoruny.
Neplýtvejte časem v hodnotě dolaru na rozhodnutí v hodnotě deseti centů.
Peter Turla
Zároveň je třeba mít na paměti, že nikdy nemáme tolik práce, abychom si neudělali čas na to, co máme rádi. Jde jen o to stanovit si priority – posoudit, co děláme během dne, a věnovat čas tomu, co má pro nás velkou hodnotu. Pokud je pro nás něco opravdu důležité, najdeme způsob, jak to začlenit do svého života.
Nedejte se oklamat kalendářem. Rok má jen tolik dnů, kolik jich dokážete využít. Někdo využije z celého roku jen týden, zatímco jiný využije týden tak, jako by to byl celý rok.
Charles Richards
Tajemství 2 – Každý den před čímkoliv jiným snězte svou žábu!
Mnohdy máme tendenci řešit jednoduché úkoly. Zvládneme jich hodně a poměrně rychle, ale je to opravdu produktivní? Jsme skutečně produktivní?
I zde platí Parretovo pravidlo – 20% nejdůležitějších úkolů vede k 80% výsledků. Donuťme se tedy řešit to, na čem opravdu záleží. Každý den ráno, kdy jsme plni energie, začněme pracovat na našem nejdůležitějším úkolu. Skvěle se o tom rozepisuje Brain Tracy ve své knize Snězte tu žábu!
Tajemství 3 – Pracujte podle kalendáře, ne podle seznamu úkolů
Ke všem úkolům, které si zadáváte, si ihned definujte datum splnění.
Termínované úkoly Vám poskytnou ucelený přehled, co je potřeba udělat v daný den, týden, měsíc. Navíc – úkoly bez termínu, které „můžeme udělat kdykoliv“ velmi často neuděláme nikdy.
Co můžeme udělat kdykoliv, to neuděláme nikdy.
Skotské přísloví
Tajemství 4 – Překonávejte prokrastinaci
Asi každý se již setkal se stavem odkládání úkolů. Ještě se podívám na toto video, ještě si přečtu tento článek, ještě si projedu feed, co je nového na sítích. Víme, že úkoly za nás nikdo neudělá, přesto hledáme jakékoliv jiné činnosti, které před plněním daných úkolů rádi upřednostňujeme. Úspěšně prokrastinujeme.
Prokrastinace ubíjí produktivitu. Je to stav, kdy stojíme na mrtvém bodě, přičemž tak nějak vnitřně cítíme, že to není dobře.
Jak z toho ven?
Vždy si představte své budoucí já bez realizace důležitých úkolů. V jaké bude situaci? Jaké budou důsledky aktuálního vyhýbání se velkým úkolům?
Pokud nás tato představa nežádoucího stavu dostatečně nenamotivuje, vezměme první úkol z agendy a řekněme si, že na něm začneme pracovat jen 5 minut. Mnohdy se za prvních pět minut, které nejsou tak velkou mentální překážkou, dostaneme opět do pracovního flow.
Tajemství 5 – Vždy bude potřeba udělat víc, než se udělat dá
Vždy se dá článek ještě něčím doplnit. Vždy se dá grafika lépe vyšperkovat. Vždy se dá kampaň lépe nastavit.
Dokonalost je subjektivní. Objektivní dokonalost neexistuje, protože každý z nás vnímá v každé jedné věci dokonalý stav jinak. Opusťme tedy utopickou představu dokonalých výsledků a vyměňme ji za plnění a odbavování úkolů v pro nás akceptovatelné kvalitě.
Protože nejhorší článek je ten napublikovaný, nejhorší grafika ta neodevzdaná a nejhorší kampaň ta nespuštěná…
Tajemství 6 – Noste u sebe nástroj pro zapisování
Nápad, který dostanete na procházce se již nikdy nemusí vrátit. Nepodceňujte svou připravenost a vše co by se vám někdy mohlo hodit si ihned zapisujte. Je to lehčí a efektivnější způsob než dlouhosáhle přemýšlet a vzpomínat na to, co vás to vlastně napadlo.
Proč je žádoucí si vše zapisovat?
Více o důležitosti jednoduchého a intutivního nástroje pro zaznamenávaní záležitostí najdete v článku Metoda GTD, aneb jak maximalizovat svou produktivitu
Tajemství 7 – E-mail je skvělý sluha, ale zlý pán
Píšete článek, děláte rešerši nebo třeba zpracováte grafiku – najednou ping – e-mailová notifikace. Jejda, kdo zase co chce. Klikáte na mail a v ten moment ztrácíte flow, ve které jste dosud pracovali.
Nenechte si průběžným kontrolováním nikdy nekončícího proudu pošty narušovat svou produktivitu.
Kontrolujte e-mail ve vlnách jen párkrát denně.
Stejnou logiku aplikujme na všechny notifikace, které vás během práce vyrušují – SMSky, hovory, Facebooky apod.
Tajemství 8 – Porady až na posledním místě
Osobní porady nejsou tak efektivní, jak by se mohlo zdát. Výhoda face-to-face komunikace je často vykoupena nepodstatnou omáčkou, kterou členové porady do jednání vnášejí. Spotřeba času stoupá, zatímco produktivita rapidně klesá.
Dejte přednost kvalitně spravovanému projekt managementu v jednom z dostupných online nástrojů. Během covidové doby se rovněž masivně rozšířily a osvědčily meetingy online – účastníci jsou obvykle připraveni a řeší záležitosti věcně.
Klasické face to face porady si nechávejte až jako poslední možnost, kdy záležitosti není možné vykomunikovat jinak.
Tajemství 9 – Naučte se říkat ne všemu, co nepodporuje vaše aktuální cíle
Úspěšní lidé říkají ne téměř na všechno, protože mají definovány své priority – úspěšní totiž ví, že každé „ano“ znamená „ne“ něčemu jinému.
Možná se vám to může zdát až moc tvrdé. Ale odpovězte si teď sami sobě, jak rychle vám uteče pracovní týden od pondělí do pátku. Rychlovka? A co víkend? Proletí jakoby nebyl? A co když vám řeknu, že za průměrný lidský život zažijeme pouze cirka 4000 takových týdnů?
4000 týdnů na dětství, pubertu, párty, randění, první lásku, kariéru, děti, rodinu, sny. Stále máte pocit, že je v pořádku věnovat svůj čas věcem a lidem, kteří vás nikam neposouvají?
Každé vaše ano znamená ne něčemu jinému.
Kevin Krusse
Tajemství 10 – 80% výsledků zajišťuje 20% činností
Parretovo pravidlo najdeme ve všem. 20% klientů přináší 80% tržeb. 20% úkolů představuje 80% produktivity. Zaměřme se na definování těchto 20% a věnujme svůj čas tomu důležitému.
Sedněte si večer k prázdnému papíru a sepište na něj veškeré činnosti vašeho běžného dne. Sprcha, čištění zubů, oblékání, snídaně, dojezd do práce,…
Nyní si ke všem činnostem napište čas, jak dlouho vám daná činnost trvá.
Nakonec rozdělte činnosti na 3 kategorie – životní/fyziologické potřeby, činnosti s návazností na cíle a sny a činnosti bez návaznosti.
Kolik času denně strávíte činnostmi, které požírají váš drahocenný čas, avšak nemají pro vás smysl?
Mám tolik práce s vytíráním podlahy, že nemám čas zavřít kohoutek.
neznámý autor
Tajemství 11 – Svůj čas věnujte věcem, při kterých využijete své silné stránky a dovednosti
Již major Terazky z legendárních Černých baronů dobře věděl, že „Na všetko je nám treba specialistov!“
Řešte jen věci, které vás baví a kterým rozumíte – jen tak je můžete dělat dobře a produktivně. Ostatní outsourcujte nebo si někoho najměte.
Nedává smysl plýtvat svým potenciálem na činnosti, které neumíte, nebo vám nejsou příjemné.
Tajemství 12 – Práci si organizujte do dnů dle témat
Porady v pondělí, webináře v úterý, středa, čtvrtek workflow den a osobní schůzky na pátek. Jednotná forma úkolů v rámci dne vám pomůže udržet si produktivní flow.
Podobný formát a struktura úkolů během dne nenutí náš mozek tolik přepínat mezi různorodými záležitostmi. Sdružování úkolů dle témat, formátu a podobnosti zvýší naši produktivitu.
Tajemství 13 – Úkoly do dvou minut odbavujte ihned
Pravděpodobně by totiž trvalo déle si úkol poznamenat, takže je efektivnější jej odbavit ihned. Vyhnete se tak rovněž přehlcení mikroúkoly.
Tajemství 14 – První hodinu dne věnujte rannímu rituálu
Vlastní ranní rituál je důležitý pro pozitivní nastavení duše i těla a pro produktivní den. Vyčleňte si ráno časový blok na aktivity, které vás baví a které vám vyhovují.
Protáhněte se, zacvičte si, meditujte, projděte si rituál vděčnosti, uvařte si kávu nebo čaj a přečtěte si oblíbené noviny, či zhlédněte videa na YouTube. Záleží jen na vás, co vás dobře naladí na nadcházející den.
Důležité – vnímejme tento čas jako svou investici do duševní rovnováhy a zdraví.
Tajemství 15 – Produktivita závisí na energii a soustředění, nikoliv na čase
To, kolik toho uděláme závisí především na rozpoložení naší mysli, flow a soustředění. Je proto vždy nutné být řádně odpočatý a dobře naladěný. ????
Autor: Michal Birkáš
Foto: Freepik.com
