Míváte někdy pocit, že jste zahlceni prací, úkoly, projekty, schůzkami? Chronický stres z nedokončených povinností může vést až k vyhoření a dalším zdravotním problémům. Jak z toho ven?
Pořiďte si vlastní externí mozek, se kterým již na nic nikdy nezapomenete. Pokud pracujete na úkolu s vědomím, že vás čeká hromada dalších, nebo skáčete od jedné činnosti ke druhé, protože máte pocit, že nic nestíháte, metoda GDT je pro vás jako dělaná.
Lidský mozek má o věcech přemýšlet, nikoliv na ně myslet
David Allen, zakladatel GTD metody
Metoda GTD – Getting Things Done nám pomáhá soustředit se na jednotlivé dílčí kroky jakkoliv velkých projektů a rozplánovat si pracovní postup tak, abychom vše zvládli bez stresu a v termínu. Ať jste podnikatel, vrcholový manažer, nebo student, s fungujícími návyky GTD budete chodit spát s čistou hlavou.
Co Vám GTD přinese?
- okamžitou úlevu, že vše důležité máte uloženo, zaznamenáno – lidský mozek má o věcech přemýšlet, nikoliv na ně myslet
- klid a jistotu, že máte systém, do kterého můžete kdykoliv nahlédnout a který si pamatuje za vás
- ucelený přehled o všech vašich projektech
- uklidnění, že všechny projekty se posouvají malými krůčky vpřed a že jste na nic nezapomněli
- jasný plán, kterým konkrétním úkolům se věnovat dnes, příští týden, za měsíc…
- snadnější usínání a klidnější spánek s čistou hlavou
Co potřebujete pro zavedení GTD?
1. Nástroj k jednoduchému zaznamenávání
Ať použijete standardní papírový diář nebo kteroukoliv z online aplikací, zásadní je, aby se vám s nástrojem pracovalo dobře, přirozeně. Zaznamenávání události pro vás musí být rychlé, příjemné intuitivní. Z tohoto důvodu nelze doporučit jeden nástroj, či aplikaci, která bude fungovat všem – doporučuji si pár nástrojů zkusit a zhodnotit, který nejlépe funguje vám.
Mne osobně vyhovuje online aplikace, konkrétně používám TickTick, u kterého vnímám pár výhod:
- Pracuji na PC, takže mám nástroj neustále k dispozici
- Je online, tzn. synchronizovaný na všech zařízeních, které používám
- Zaznamenávání je maximálně rychlé a jednoduché – lze napsat z PC, z mobilu na jedno kliknutí, či nadiktovat
- Jedná se o komplexní GTD nástroj, který obsahuje i kalendář a možnost archivace
2. Kalendář
Kalendář je nutný pro termínování odložených záležitostí. Opět lze používat kalendář buďto přímo v online aplikaci, pokud jej nabízí, nebo jiný, na který jste již zvyklí. V mém případě jde například o Google kalendář.
3. Archiv
Pokud jste stará škola, použijete starou dobrou kartotéku se složkami, kde si budete ukládat jednotlivé referenční materiály dle kontextu. Většina online aplikací však umožňuje i archivaci úkolů a projektů, takže celý systém máte „pod jednou střechou“ a přístupný odkudkoliv.
4. Disciplínu
Pokud má systém pracovat pro vás, je nutné si ze všech 5 kroků GTD systému vybudovat osobní návyky tak, abyste je dělali pravidelně a automaticky. Podobně jako u většiny činnosti je pravidelnost klíčem k úspěchu a opakování z vás dělá mistry.
Kdy s GTD začít?
Nejlépe ihned. Zavedení a další optimalizace GTD z vás dělá stále produktivnějšího člověka. Čím dříve metodu zavedete, tím více času a nervů si ušetříte.
5 kroků GTD
Dočetli jste až sem? Pak jistě chcete se svou produktivitou něco dělat. Poďme tedy na to:
1. Capture – Zachyťte vše
V prvním kroku je absolutně nezbytné popadnout nástroj na zaznamenávání a zaznamenat vše, čemu věnujete svou pozornost. Jednoduše si vyčistit hlavu. Vše, na co myslíte, co pro vás má hodnotu, zapište. Prvotní zachycení všeho, na co myslíte, může trvat i několik hodin, ale vězte, že úleva s vědomím toho, že již na nic nezapomenete je k nezaplacení.
Místo, kam věci zapisujeme a ukládáme v GTD nazýváme inbox, neboli vstupní schránka.
Do budoucna je zásadní si na zaznamenání čehokoliv vybudovat návyk. Neustále mít při sobě jednoduchý nástroj na zaznamenávání a cokoliv, co vás během dne potká – úkol, myšlenka, termín, nápad, si ihned zapsat, uložit. Takovýchto míst – vstupních schránek, kde si budete zapisovat své úkoly a další záležitosti můžete mít hned několik.
Cílem tohoto kroku je odlehčit vaší hlavě tím, že když víte, že vše máte spolehlivě zaznamenáno a kdykoliv přístupné, nemusíte na věci myslet.
PRO Tip: úkoly a záležitosti, které lze vyřešit do 2 minut nezaznemenávejte, ale ihned vyřešte. Patrně by zaznamenání dané záležitosti trvalo podobnou dobu jako její vyřešení.
PRO Tip 2: krom všech záležitostí, úkolů či poznámek si také zaznamenejte si všechny nápady, o kterých přemýšlíte. Nehodnoťte, zda jsou v tuto chvíli dobré či nikoliv
Máte hotovo? Je dosti možné, že vaše vstupní schránka (inbox) obsahuje stovky položek, na které jste dosud mysleli. Nyní máte vše bezpečně zapsáno, na nic nezapomenete, což je nesmírně uklidňující. S čistou hlavou tak můžeme začít jednotlivé záležitosti ve vstupní schránce zpracovávat.
2. Clarify – Zpracování záležitostí
Záležitosti zaznamenané ve vašich vstupních schránkách je nutné pravidelně zpracovávat – tj. rozhodnout co se s každou jednou záležitostí bude dít dále.
Rozhodovací proces je vždy totožný:
- Vyžaduje daná záležitost aktuálně akci z mé strany?
- Pokud NE, jedná se referenci do archivu nebo záležitost k odložení
- Pokud ANO a lze vyřešit do 2 minut, řeším ihned
- Pokud ANO, avšak řešení vyžaduje déle než 2 minuty – plánuji do kalendáře nebo deleguji
Pokud záležitost nevyžaduje žádnou akci, může se jednat o referenci či informaci, která je pro vás důležitá – pak je vhodné ji archivovat. Pokud záležitost není ani proveditelná ani důležitá z hlediska reference, je zřejmě možné ji vyhodit.
3. Organize – Roztřiďte záležitosti na místa, kde patří
Vytvořte si složky pro projekty, které vyžadují více dílčích úkolů. Používejte kontextové štítky pro jednotlivé úkoly.
Složky dle kontextů si vytvořte také ve vašem archivu, kde budete ukládat veškeré referenční materiály k projektům, úkolům či jiným záležitostem.
PRO Tip: oštítkujte si záležitosti dle kontextu místa – např. kancelář, domov, kdekoliv – pak budete moci přehledně filtrovat jen úkoly, které jste schopni vyřešit v závislosti na místě, kde se nacházíte. Podobně lze oštítkovat kontext např. na zařízení – notebook, ipad, telefon atp.
PRO Tip 2: osobně mám oštítkované úkoly i podle odhadované časové náročnosti 5 min, 15 min, 30 min, 30 min+. Kdykoliv se mi naskytne volné časové okno, vyfiltruji si jen úkoly, které jsem v daný volný čas schopen odbavit.
4. Reflect – Provádějte údržbu svého systému
Abyste se na systém mohli kdykoliv spolehnout, musíte vědět, že je vždy maximálně aktuální.
Ideálně jednou týdně ve stanovený termín si projděte všechny své seznamy úkolů a proveďte revizi, zda jsou aktuální, správně zařazeny, mají patřičné štítky či termín.
PRO Tip: Revizi svého systému si naplánujte pevně do svého kalendáře, ideálně jako týdenně se opakující událost. Předem si na údržbu vyhraďte čas, který vnímejte jako investici do systému, který vám průběžně ulehčuje práci a čas šetří.
5. Engage – používejte svůj systém
Nechte systém pracovat pro vás. Nezatěžujte svou hlavu a myšlení pamatováním si záležitostí. Svěřte je systém, uchovávejte je tam a pracujte s nimi až v ten správný čas s čistou hlavou a rozhodností.
Kde hledat více informací?
Zaujala vás metoda GTD? Pak doporučuji knihy a pracovní sešity Get Things Done autora a zakladatele GTD metody Davida Allena.
Autor: Michal Birkáš
Foto: luis_molinero; Freepik